PEDOMAN ADMINISTRASI ORGANISASI
NAHDLATUL ULAMA
Pasal 1
Peraturan
Administrasi ini adalah aturan-aturan administrasi di lingkungan NU sebagai
pijakan kerja pengurus di bidang kesekretariatan.
Pasal 2
JENIS SURAT
- Surat rutin: Surat-surat yang dikirim dan diterima tanpa
kekhususan tertentu.
- Surat khusus: Surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi
karena keperluan khusus yakni:
- Surat Keputusan : Surat-surat
yang dikeluarkan organisasi berdasarkan keputusan rapat atau konfrensi
yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi.
- Surat Pengesahan : Surat-surat
yang mempunyai kekuatan hukum untuk mengesahkan susunan pengurus atau
perangkat organisasi.
- Surat Pengangkatan :
Surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi untuk mengangkat seseorang
dalam suatu jabatan tertentu.
- Surat Rekomendasi :
Surat-surat organisasi yang memberikan persetujuan terhadap suatu
kepentingan.
- Surat Perjanjian : Surat-surat yang berisi perjanjian antara
organisasi dan pihak-pihak lain.
- Surat Instruksi : Surat-surat perintah tentang kebijakan
organisasi yang harus dilaksanakan.
- Surat Mandat : Surat-surat yang memberikan kuasa kepada pihak
lain atau perorangan atas nama organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas
tertentu dengan batas waktu.
- Surat Pengantar : Surat-surat yang berfungsi sebagai pengantar
pengiriman.
- Surat Pernyataan : Surat-surat yang berisi pernyataan sikap
organisasi terhadap suatu masalah.
- Surat Keterangan : Surat-surat yang berisi keperluan
organisasi tentang keberadaan perorangan, program, dan lain-lain.
Pasal 3
KLASIFIKASI SURAT
- Surat Biasa Syuriyah : Surat biasa yang hanya berkaitan dengan
ke syuriyah an.
- Surat Biasa Tanfidziyah : Surat biasa yang hanya berkaitan
dengan ke tanfidziyah an.
- Surat Penting : Surat yang berisi masalah-masalah organisasi
yang tidak menyangkut kebijaksanaan.
- Surat Sangat Penting : Surat yang berisi kebijaksanaan.
Pasal 4
FORMAT SURAT
- Kertas yang dipakai untuk surat organisasi ukuran folio atau A
4 dan berwarna putih.
- Bentuk surat adalah lurus (block style), dengan aturan:
- Semua bagian surat diketik
mulai dari margin kiri yang sama.
- Batas-batas bagian surat
diketik dengan menambahkan spasi.
Pasal 5
KEPALA SURAT
a.
Kop/Kepala surat ditulis dengan huruf cetak warna hijau. Pada kop/kepala surat
tertera:
- Lambang Nahdlatul Ulama yang tercetak dibagian atas sebelah
kiri berwarna putih di atas dasar hijau persegi empat tanpa huruf latin
NU.
- Tulisan pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya
terletak sejajar dengan lambang Nahdlatul Ulama.
- Alamat kantor/secretariat di bawah tulisan Pengurus Nahdlatul
Ulama.
- Garis tebal panjang yang melintang berwarna hijau berada di
bawah alamat kantor/secretariat.
b.
Ketentuan mengenai kop/kepala surat seperti pada angka “a” 1,2,3,4 berlaku juga
untuk amplop.
Pasal 6
NOMOR, LAMPIRAN DAN PERIHAL
a.
Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar beserta kode-kode
yang telah ditetapkan untuk itu.
b.
Nomor surat terdiri dari enam kolom, yaitu : (dipisah dengan garis miring)
- Pengurus Cabang diatur oleh Pengurus Wilayah.
- Pengurus Majelis Wakil Cabang diatur oleh Pengurus Cabang
- Pengurus Ranting diatur oleh Majelis Wakil Cabang
c.
Nomor surat Syuriyah dan Tanfidziyah tidak sendiri-sendiri
d.
Letak nomor surat rutin di bawah kepala surat sebelah kiri sedangkan letak
nomor selain surat rutin berada di tengah di bawah judul surat.
e.
Lampiran, diisi jika memang terdapat lampiran yang disertakan bersama surat
tersebut sebagai tambahan/penjelasan. Tetapi jika tidak mempunyai kaitan
langsung ataupun tidak langsung, bukan merupakan lampiran surat tersebut.
f.
Jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf.
g.
Perihal, ditulis isi atau pokok persoalan yang dimaksud.
h.
Nomor, lampiran dan perihal tidak perlu dicetak permanen.
CONTOH NOMOR INDEK PROV. JAWA BARAT
NOMOR
INDEKS CABANG SE-JAWA BARAT
D-01:
Kab. Bogor
|
D-14:
Kab. Karawang
|
D-02:
Kota Bogor
|
D-15:
Kab. Purwakarta
|
D-03:
Kota Depok
|
D-16:
Kab. Subang
|
D-04:
Kab. Sukabumi
|
D-17:
Kab. Bandung
|
D-05:
Kota Sukabumi
|
D-18:
Kota Bandung
|
D-06:
Kab. Cianjur
|
D-19:
Kota Cimahi
|
D-07:
Kab. Cirebon
|
D-20:
Kab. Sumedang
|
D-08:
Kota Cirebon
|
D-21:
Kab. Garut
|
D-09:
Kab. Kuningan
|
D-22:
Kab. Tasikmalaya
|
D-10:
Kab. Majalengka
|
D-23:
Kota Tasikmalaya
|
D-11:
Kab. Indramayu
|
D-24:
Kab. Ciamis
|
D-12:
Kab. Bekasi
|
D-25:
Kota Banjar
|
D-13:
Kota Bekasi
|
|
NOMOR
INDEKS MWC SE-KABUPATEN BANDUNG
D-01:
MWC Arjasari
|
D-17:
MWC Kertasari
|
D-02:
MWC Banjaran
|
D-18:
MWC Kutawaringin
|
D-03:
MWC Baleendah
|
D-19:
MWC Majalaya
|
D-04:
MWC Bojongsoang
|
D-20:
MWC Margahayu
|
D-05:
MWC Cangkuang
|
D-21:
MWC Margaasih
|
D-06:
MWC Cicalengka
|
D-22:
MWC Nagreg
|
D-07:
MWC Cikancung
|
D-23:
MWC Pacet
|
D-08:
MWC Cilengkrang
|
D-24:
MWC Pameungpeuk
|
D-09:
MWC Cileunyi
|
D-25:
MWC Pangalengan
|
D-10:
MWC Cimaung
|
D-26:
MWC Paseh
|
D-11:
MWC Cimeunyan
|
D-27:
MWC Pasirjambu
|
D-12:
MWC Ciparay
|
D-28:
MWC Rancabali
|
D-13:
MWC Ciwidey
|
D-29:
MWC Rancaekek
|
D-14:
MWC Dayeuhkolot
|
D-30:
MWC Solokanjeruk
|
D-15:
MWC Ibun
|
D-31:
MWC Soreang
|
D-16:
MWC Katapang
|
|
Contoh
Surat Pengurus Cabang
Nomor
: 014/PC/A.1/D-17/03/2012
014
: surat keluar yang ke-14 sejak pergantian pengurus
PC
: yang mengirim adalah Pengurus Cabang
A.1
: klasifikasi surat penting
D-17
: kode pengirim surat (Cabang Kabupaten Bandung)
03
: surat dibuat pada bulan Maret
2012
: surat dibuat pada
tahun 2012
Contoh
Surat Pengurus Majelis Wakil Cabang
Nomor
: 010/MWC/A.1/D-17.23/02/2012
010
: surat keluar yang ke-10 sejak pergantian pengurus
MWC
: yang mengirim adalah Pengurus MWC
A.1
: klasifikasi surat penting
D-17.23
: kode pengirim surat (MWC Pacet, Kabupaten Bandung)
02
: surat dibuat pada bulan Februari
2012
: surat dibuat pada
tahun 2012
Pasal 7
TANGGAL, ALAMAT DAN TUJUAN SURAT
- Menggunakan tanggal hijriyah sebelah atas dan miladiyah di
bawahnya, tahun ditulis lengkap. Terletak di sudut kanan atas sejajar
dengan nomor surat dan didahului dengan nama daerah dikeluarkannya surat.
- Alamat tujuan surat terletak di sebelah kiri di bawah perihal
- Alamat ditulis lengkap
Pasal 8
PEMBUKA ALINEA DAN PENUTUP SURAT
- Setiap surat rutin dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum
wr.wb.” berada di bawah alamat tujuan surat.
- Setiap surat ditutup dengan kalimat “Wallahul muwaffiq ila
aqwami thariq”, dan untuk surat rutin ditambah kalimat “Wassalam wr.wb.”
yang berada di bawahnya.
Pasal 9
PENGIRIM DAN TANDA TANGAN
a.
Setiap surat harus menyebut dengan jelas pengirimnya (organisasi yang
mengirim).
b.
Penanda tangan surat :
- Surat Biasa Syuriyah, ditandatangani oleh Rois/Wakil Rois
dengan Katib/Wakil Katib.
- Surat Biasa Tanfidziyah, ditandatangani oleh Ketua/Wakil Ketua
dengan Sekretaris/Wakil Sekretaris.
- Surat Penting, ditandatangani oleh salah seorang unsur
Syuriyah (Rois, Wakil Rois, Katib, Wakil Katib), dengan unsur Tanfidziyah
(Ketua/Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris).
- Surat Sangat Penting, ditandatangani oleh 4 orang: Rois/Wakil
Rois, Katib/Wakil Katib, Ketua/Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil
Sekretaris.
c.
Penulisan nama penandatangan dengan huruf besar semua tanpa tanda baca diberi
garis bawah dan di bawahnya dicantumkan Nomor Induk Anggota (NIA).
d.
Penulisan jabatan di atas nama penandatangan.
Pasal 10
TEMBUSAN SURAT
a.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Ranting harus memberikan tembusan
kepada Pengurus Majelis Wakil Cabang dan Pengurus Cabang.
b.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Majelis Wakil Cabang harus
memberikan tembusan kepada Pengurus Cabang.
c.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Cabang harus memberikan tembusan
kepada Pengurus Wilayah dan Pengurus Besar.
d.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Wilayah harus memberikan tembusan
kepada Pengurus Besar.
e.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga, Lajnah dan Badan Otonom harus
memberikan tembusan kepada Pengurus Nahdlatul Ulama sesuai tingkatannya.
f.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga kepada Lembaga setingkat di
bawahnya, harus memberikan tembusan kepada Pengurus Nahdlatul Ulama yang
setingkat di bawahnya, bila ada masalah yang terkait dengan Nahdlatul Ulama.
g.
Setiap surat yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan yang dibentuk Nahdlatul Ulama
dan perangkatnya di semua tingkatan, harus memberikan tembusan kepada pengurus
yang membentuknya.
h.
Pada tembusan surat tidak perlu dicantumkan kata arsip/simpanan/pertinggal dan
hanya ditutup dengan sebuah garis.
Pasal 11
PENYIMPANAN SURAT
- Setiap surat keluar dan masuk setelah diagenda harus diarsip.
- Surat keluar dibendel dalam satu file.
- Surat masuk dibendel sesuai dengan asal surat.
- Surat Keputusan dibendel tersendiri.
Pasal 12
LEMBAR DISPOSISI
a.
Setiap surat masuk sebelum diagenda, diberi lampiran lembar disposisi yang
dibuat dengan ukuran kertas setengah folio.
b.
Lembar disposisi diperlukan:
- Untuk menuliskan pertimbangan-pertimbangan atau
penjelasan-penjelasan terhadap surat yang diterima.
- Agar tidak mengotori surat asli.
c.
Lembar disposisi dibuat dengan ketentuan isi:
- Kop/Kepala surat diketik menurut tingkatannya.
- Tanggal terima.
- Nomor agenda.
- Pengirim surat.
- Ruang catatan/disposisi.
Pasal 13
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
a.
Buku Agenda, untuk mencatat keluar masuk surat.
Ketentuan
kolom-kolomnya sebagaimana ketentuan umum.
b.
Buku Notulen, untuk mencatat jalannya setiap rapat.
Yang
memuat kolom-kolom hari tanggal dan waktu rapat, tempat rapat, peserta yang
hadir, acara rapat, pendapat dan usulan
peserta
rapat dan keputusan rapat.
c.
Buku Ekspedisi, untuk mencatat setiap pengiriman surat. Terdapat dua macam
ekspedisi:
1.
Berbentuk buku, dengan kolom-kolom:
–
Tanggal pengiriman surat
–
Nomor urut
–
Tanggal dan nomor surat
–
Isi Pokok Surat
–
Tujuan surat
–
Tanda tangan penerima.
2.
Berbentuk lembar tanda terima, dibuat dengan ukuran setengah folio, dengan
kolom:
–
Asal surat
–
Nomor dan tanggal surat
–
Tujuan
–
Perihal
–
Tanda tangan penerima, tanggal terima.
d.
Buku Tamu, untuk mencatat setiap tamu, dengan ketentuan kolom:
–
Tanggal kedatangan
–
Nomor urut
–
Nama tamu
–
Jabatan/pekerjaan
–
Maksud kunjungan
–
Diterima oleh
–
Catatan
–
Tanda tangan
e.
Buku daftar inventaris, untuk mencatat semua barang kekayaan yang dimiliki oleh
organisasi, dengan kolom-kolom:
–
Nomor urut
–
Tanggal pembukuan
–
Kode barang
–
Keterangan barang
–
Kwantitas atau jumlah
–
Nama satuan
–
Tahun pembuatan
–
Asal barang
–
Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan/perolehan barang
–
Keadaan barang
–
Harga
–
Keterangan.
f.
Buku Kas, untuk mencatat keluar masuk uang organisasi. Dengan kolom-kolom:
–
Tanggal penerimaan/pengeluaran uang
–
Uraian
–
Kode mata anggaran
–
Jumlah uang.
g.
Buku Kegiatan Harian, untuk mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh
pengurus/organisasi, dengan kolom-kolom:
–
Waktu dan tempat kegiatan
–
Nama kegiatan
–
Pelaksana kegiatan
–
Keterangan.
h.
Buku Induk Anggota, untuk mencatat nama anggota, dengan kolom-kolom:
–
Nomor induk anggota
–
Nama anggota
–
Umur/tanggal lahir
–
Alamat
–
Pendidikan
–
Nikah/belum
–
Mulai menjadi anggota
–
Jenis keanggotaan
–
Keterangan.
KETENTUAN TENTANG ATRIBUT ORGANISASI DAN PEMAKAIANNYA
Sesuai
dengan Anggaran Dasar Nahdlatul Ulama Bab III Pasal 7, lambang Nahdlatul Ulama
berupa gambar bola dunia yang dilingkari tali tersimpul, dikitari oleh 9
(sembilan) bintang, 5 (lima) bintang terletak melingkar di atas garis
khatulistiwa, yang terbesar di antaranya terletak di tengah atas, sedang 4
(empat) bintang lainnya terletak melingkar di bawah garis khatulistiwa, dengan
tulisan NAHDLATUL ULAMA dalam huruf Arab yang melintang dari sebelah kanan bola
dunia ke sebelah kiri, semua terlukis dengan warna putih di atas dasar hijau.
Lambang
organisasi Nahdlatul Ulama tersebut merupakan identitas resmi organisasi yang
ada dalam atribut-atribut organisasi NU seperti:
- Bendera
- Stempel
- Kop Surat/Amplop
- Papan Nama
- Panji-panji
- Lencana
- Baju Seragam
- Lain-lain
a. Bendera
- Warna bendera hijau cerah, ditengahnya terdapat lambang
Nahdlatul Ulama yang terlukis dengan warna putih, tanpa tambahan tulisan
apapun.
- Ukuran bendera adalah 120 x 90 cm atau disesuaikan dengan
jenis keperluan. Perbandingan panjang dengan lebar adalah 4 : 3.
- Penggunaan/pemakaian bendera NU harus dijaga kehormatannya,
baik di dalam ruangan maupun di luar ruangan.
- Pemasangan bendera NU dalam ruang resepsi resmi, ruang
rapat/ruang kerja di kantor atau pengibaran di halaman kantor NU harus
disertai dengan bendera nasional Sang Saka Merah Putih dengan ukuran yang
sama. Letak bendera NU di sebelah kiri dan bendera nasional di sebelah
kanan.
- Pemasangan bendera NU di luar ruangan diutamakan dalam setiap
kegiatan organisasi NU, pada upacara nasional, setiap tanggal 16 Rajab
(Harlah NU di halaman kantor atau pusat kegiatan milik NU), dalam kegiatan
peringatan hari besar Islam atau acara intern NU dan perangkatnya.
- Lembaga dan Lajnah tidak boleh membuat model bendera
tersendiri yang berbeda dengan bendera NU.
- Badan Otonom sesuai dengan statusnya mempunyai bendera
sendiri.
b. Stempel
- Stempel organisasi Nahdlatul Ulama berbentuk bulat dengan
ukuran garis tengah 3,5 cm. Di tengahnya terdapat lambang NU, di luar
garis yang melingkari lambang diisi tulisan tingkat kepengurusan NU,
Lembaga/Lajnah.
- Lambang dalam stempel organisasi NU adalah lambang Nahdlatul
Ulama, tanpa ada tulisan Nahdlatul Ulama dalam huruf Arab.
- Lembaga dan Lajnah tidak boleh membuat bentuk/model stempel
tersendiri yang berbeda dengan stempel organisasi NU.
c. Kop Surat,Amplop
- Kertas surat organisasi NU berwarna putih, berukuran folio
atau A4.
- Amplop surat organisasi NU menggunakan jenis amplop panjang
berwarna putih.
- Kertas surat dan amplop surat disertai kop yang memuat lambang
organisasi sesuai AD – NU Pasal 7, tingkat kepengurusan NU, alamat jelas
yang disertai kode pos dan nomor telepon/fax bila ada.
- Kop kertas surat/amplop dicetak dengan warna hijau cerah.
d. Papan Nama
- Papan nama merupakan tanda yang menunjukan keberadaan
organisasi Nahdlatul Ulama dalam wilayah tertentu.
- Papan nama organisasi dapat dibuat dari bahan pelat baja,
seng, kayu, atau bahan lainnya yang baik.
- Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang, dengan panjang
dan lebar empat berbanding tiga.
- Warna dasar papan nama adalah hijau cerah, gambar dan tulisan
berwarna putih. Jenis huruf tulisan adalah huruf latin kapital tegak.
- Ukuran
maksimum papan nama:
·
Pengurus Besar : panjang 200 cm, lebar
150 cm.
·
Pengurus Wilayah : panjang 180 cm, lebar 135 cm.
·
Pengurus Cabang : panjang 160 cm, lebar 120 cm.
·
Pengurus MWC : panjang 140 cm, lebar
105 cm.
·
Pengurus Ranting : panjang 120 cm, lebar 90 cm.
- Papan
nama memuat lambang NU sesuai AD-NU Bab III Pasal 7, tingkat kepengurusan
NU, alamat kantor dan nomor telepon.
- Pemasangan
papan nama ditempatkan pada alamat kantor NU atau tempat yang berdekatan,
yang mudah dilihat. Pemasangan dapat menggunakan tiang yang dipancangkan,
ditempelkan atau digantungkan.
- Pamasangan
papan nama hendaknya mengindahkan ketentuan yang berlaku di daerah yang
bersangkutan dan diberitahukan kepada instansi terkait.
e. Papan Data
- Setiap tingkatan organisasi perlu membuat papan data yang
dipasang di kantor sekretariatnya.
- Ukuran papan data disesuaikan dengan kebutuhan.
- Papan data terdiri dari :
–
Data pengurus berikut strukturnya
–
Data potensi
–
Kalender kegiatan organisasi
–
Peta organisasi.
f. Panji-panji
- Panji-panji organisasi seyogyanya dimiliki oleh
kepengurusan NU tingkat Ranting, Majlis Wakil Cabang, Cabang, Wilayah dan
Pengurus Besar sebagai atribut kehormatan organisasi.
- Panji-panji dipasang di kantor organisasi dengan cara
digantung pada tiang atau tembok dengan tali warna kuning.
- Panji-panji berbentuk perisai yang dipinggirnya dilingkari
rumbai-rumbai warna kuning. Ukuran panji-panji adalah 90 cm (tegak) X 60
cm (datar).
- Panji-panji dibuat dari bahan dasar beludru/velvet warna hijau
cerah. Lambang NU dan tulisan kepengurusan disulam dengan benang warna
kuning keemasan.
g. Lencana
- Lencana NU adalah kelengkapan atribut organisasi untuk
disematkan pada ujung kerah leher baju/jas sebelah kiri, di atas kantong
baju sebelah kiri, pada dasi atau peci.
- Lencana NU berbentuk bulat, dengan diameter garis tengah 3 cm,
di bagian pinggir bulatan ada garis kecil melingkar berwarna kuning
keemasan.
- Lencana dibuat dari bahan kuningan, stainles, atau jenis logam
lain, vibreglass, coating, atau bahan lain yang baik, dengan warna dasar
hijau cerah.
- Di atas dasar hijau terdapat lambang NU yang dilukis dengan
warna kuning keemasan.
h. Baju Seragam
- Yang dimaksud dengan baju seragam dalam ketentuan ini adalah
baju seragam batik yang menggunakan ornamen/hiasan lambang Nahdlatul
Ulama.
- Baju seragam batik berlambang NU dibuat dari bahan dasar
fiori, tetoron, katun, atau bahan lain yang baik.
- Lambang NU yang dicetak/dilukis dalam bahan dasar tersebut
harus tampak nyata tercetak/tertulis sesuai dengan ketentuan AD-NU Bab III
Pasal 7.
i. Lain-lain
- Lambang Nahdlatul Ulama juga bisa digunakan (dicetak/dilukis)
pada benda-benda peraga atau atribut lain seperti; kaos, peci, stiker,
vandel, cenderamata, buku, kalender, dll.
- Penggunaan lambang NU untuk keperluan pembuatan atribut intern
organisasi harus diketahui oleh tingkat kepengurusan organisasi yang
bersangkutan dan diawasi kualitas kelayakan serta akurasinya.
- Penggunaan lambang NU untuk keperluan komersial oleh perseorangan
harus dengan idzin tertulis dari Pengurus Besar NU.