PEDOMAN ADMINISTRASI ORGANISASI NAHDLATUL ULAMA

 

PEDOMAN ADMINISTRASI ORGANISASI NAHDLATUL ULAMA

Pasal 1

Peraturan Administrasi ini adalah aturan-aturan administrasi di lingkungan NU sebagai pijakan kerja pengurus di bidang kesekretariatan.

Pasal 2

JENIS SURAT

1. Surat rutin: Surat-surat yang dikirim dan diterima tanpa kekhususan tertentu.
2. Surat khusus: Surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi karena keperluan khusus yakni:
1. Surat Keputusan : Surat-surat yang dikeluarkan organisasi berdasarkan keputusan rapat atau konfrensi yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi.
2. Surat Pengesahan : Surat-surat yang mempunyai kekuatan hukum untuk mengesahkan susunan pengurus atau perangkat organisasi.
3. Surat Pengangkatan : Surat-surat yang dikeluarkan oleh organisasi untuk mengangkat seseorang dalam suatu jabatan tertentu.
4. Surat Rekomendasi : Surat-surat organisasi yang memberikan persetujuan terhadap suatu kepentingan.
3. Surat Perjanjian : Surat-surat yang berisi perjanjian antara organisasi dan pihak-pihak lain.
4. Surat Instruksi : Surat-surat perintah tentang kebijakan organisasi yang harus dilaksanakan.
5. Surat Mandat : Surat-surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dengan batas waktu.
6. Surat Pengantar : Surat-surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman.
7. Surat Pernyataan : Surat-surat yang berisi pernyataan sikap organisasi terhadap suatu masalah.
8. Surat Keterangan : Surat-surat yang berisi keperluan organisasi tentang keberadaan perorangan, program, dan lain-lain.

 

Pasal 3

KLASIFIKASI SURAT

1. Surat Biasa Syuriyah : Surat biasa yang hanya berkaitan dengan ke syuriyah an.
2. Surat Biasa Tanfidziyah : Surat biasa yang hanya berkaitan dengan ke tanfidziyah an.
3. Surat Penting : Surat yang berisi masalah-masalah organisasi yang tidak menyangkut kebijaksanaan.
4. Surat Sangat Penting : Surat yang berisi kebijaksanaan.

Pasal 4

FORMAT SURAT

1. Kertas yang dipakai untuk surat organisasi ukuran folio atau A 4 dan berwarna putih.
2. Bentuk surat adalah lurus (block style), dengan aturan:
1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama.
2. Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan spasi.

Pasal 5

KEPALA SURAT

a. Kop/Kepala surat ditulis dengan huruf cetak warna hijau. Pada kop/kepala surat tertera:

1. Lambang Nahdlatul Ulama yang tercetak dibagian atas sebelah kiri berwarna putih di atas dasar hijau persegi empat tanpa huruf latin NU.
2. Tulisan pengurus Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatannya terletak sejajar dengan lambang Nahdlatul Ulama.
3. Alamat kantor/secretariat di bawah tulisan Pengurus Nahdlatul Ulama.
4. Garis tebal panjang yang melintang berwarna hijau berada di bawah alamat kantor/secretariat.

b. Ketentuan mengenai kop/kepala surat seperti pada angka “a” 1,2,3,4 berlaku juga untuk amplop.

 

Pasal 6

NOMOR, LAMPIRAN DAN PERIHAL

a. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan untuk itu.

b. Nomor surat terdiri dari enam kolom, yaitu : (dipisah dengan garis miring)

1. Pengurus Cabang diatur oleh Pengurus Wilayah.
2. Pengurus Majelis Wakil Cabang diatur oleh Pengurus Cabang
3. Pengurus Ranting diatur oleh Majelis Wakil Cabang

c. Nomor surat Syuriyah dan Tanfidziyah tidak sendiri-sendiri

d. Letak nomor surat rutin di bawah kepala surat sebelah kiri sedangkan letak nomor selain surat rutin berada di tengah di bawah judul surat.

e. Lampiran, diisi jika memang terdapat lampiran yang disertakan bersama surat tersebut sebagai tambahan/penjelasan. Tetapi jika tidak mempunyai kaitan langsung ataupun tidak langsung, bukan merupakan lampiran surat tersebut.

f. Jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf.

g. Perihal, ditulis isi atau pokok persoalan yang dimaksud.

h. Nomor, lampiran dan perihal tidak perlu dicetak permanen.

 

CONTOH NOMOR INDEK PROV. JAWA BARAT

NOMOR INDEKS CABANG SE-JAWA BARAT

D-01: Kab. Bogor	D-14: Kab. Karawang
D-02: Kota Bogor	D-15: Kab. Purwakarta
D-03: Kota Depok	D-16: Kab. Subang
D-04: Kab. Sukabumi	D-17: Kab. Bandung
D-05: Kota Sukabumi	D-18: Kota Bandung
D-06: Kab. Cianjur	D-19: Kota Cimahi
D-07: Kab. Cirebon	D-20: Kab. Sumedang
D-08: Kota Cirebon	D-21: Kab. Garut
D-09: Kab. Kuningan	D-22: Kab. Tasikmalaya
D-10: Kab. Majalengka	D-23: Kota Tasikmalaya
D-11: Kab. Indramayu	D-24: Kab. Ciamis
D-12: Kab. Bekasi	D-25: Kota Banjar
D-13: Kota Bekasi

NOMOR INDEKS MWC SE-KABUPATEN BANDUNG

D-01: MWC Arjasari	D-17: MWC Kertasari
D-02: MWC Banjaran	D-18: MWC Kutawaringin
D-03: MWC Baleendah	D-19: MWC Majalaya
D-04: MWC Bojongsoang	D-20: MWC Margahayu
D-05: MWC Cangkuang	D-21: MWC Margaasih
D-06: MWC Cicalengka	D-22: MWC Nagreg
D-07: MWC Cikancung	D-23: MWC Pacet
D-08: MWC Cilengkrang	D-24: MWC Pameungpeuk
D-09: MWC Cileunyi	D-25: MWC Pangalengan
D-10: MWC Cimaung	D-26: MWC Paseh
D-11: MWC Cimeunyan	D-27: MWC Pasirjambu
D-12: MWC Ciparay	D-28: MWC Rancabali
D-13: MWC Ciwidey	D-29: MWC Rancaekek
D-14: MWC Dayeuhkolot	D-30: MWC Solokanjeruk
D-15: MWC Ibun	D-31: MWC Soreang
D-16: MWC Katapang

 

Contoh Surat Pengurus Cabang

Nomor          : 014/PC/A.1/D-17/03/2012

014                 : surat keluar yang ke-14 sejak pergantian pengurus

PC                   : yang mengirim adalah Pengurus Cabang

A.1                  : klasifikasi surat penting

D-17               : kode pengirim surat (Cabang Kabupaten Bandung)

03                   : surat dibuat pada bulan Maret

2012              : surat dibuat pada tahun 2012

 

Contoh Surat Pengurus Majelis Wakil Cabang

Nomor          : 010/MWC/A.1/D-17.23/02/2012

010                 : surat keluar yang ke-10 sejak pergantian pengurus

MWC               : yang mengirim adalah Pengurus MWC

A.1                  : klasifikasi surat penting

D-17.23        : kode pengirim surat (MWC Pacet, Kabupaten Bandung)

02                   : surat dibuat pada bulan Februari

2012              : surat dibuat pada tahun 2012

 

Pasal 7

TANGGAL, ALAMAT DAN TUJUAN SURAT

1. Menggunakan tanggal hijriyah sebelah atas dan miladiyah di bawahnya, tahun ditulis lengkap. Terletak di sudut kanan atas sejajar dengan nomor surat dan didahului dengan nama daerah dikeluarkannya surat.
2. Alamat tujuan surat terletak di sebelah kiri di bawah perihal
3. Alamat ditulis lengkap

 

Pasal 8

PEMBUKA ALINEA DAN PENUTUP SURAT

1. Setiap surat rutin dibuka dengan kalimat “Assalamu’alaikum wr.wb.” berada di bawah alamat tujuan surat.
2. Setiap surat ditutup dengan kalimat “Wallahul muwaffiq ila aqwami thariq”, dan untuk surat rutin ditambah kalimat “Wassalam wr.wb.” yang berada di bawahnya.

 

Pasal 9

PENGIRIM DAN TANDA TANGAN

a. Setiap surat harus menyebut dengan jelas pengirimnya (organisasi yang mengirim).

b. Penanda tangan surat :

1. Surat Biasa Syuriyah, ditandatangani oleh Rois/Wakil Rois dengan Katib/Wakil Katib.
2. Surat Biasa Tanfidziyah, ditandatangani oleh Ketua/Wakil Ketua dengan Sekretaris/Wakil Sekretaris.
3. Surat Penting, ditandatangani oleh salah seorang unsur Syuriyah (Rois, Wakil Rois, Katib, Wakil Katib), dengan unsur Tanfidziyah (Ketua/Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris).
4. Surat Sangat Penting, ditandatangani oleh 4 orang: Rois/Wakil Rois, Katib/Wakil Katib, Ketua/Wakil Ketua dan Sekretaris/Wakil Sekretaris.

c. Penulisan nama penandatangan dengan huruf besar semua tanpa tanda baca diberi garis bawah dan di bawahnya dicantumkan Nomor Induk Anggota (NIA).

d. Penulisan jabatan di atas nama penandatangan.

 

Pasal 10

TEMBUSAN SURAT

a. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Ranting harus memberikan tembusan kepada Pengurus Majelis Wakil Cabang dan Pengurus Cabang.

b. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Majelis Wakil Cabang harus memberikan tembusan kepada Pengurus Cabang.

c. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Cabang harus memberikan tembusan kepada Pengurus Wilayah dan Pengurus Besar.

d. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Wilayah harus memberikan tembusan kepada Pengurus Besar.

e. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga, Lajnah dan Badan Otonom harus memberikan tembusan kepada Pengurus Nahdlatul Ulama sesuai tingkatannya.

f. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Lembaga kepada Lembaga setingkat di bawahnya, harus memberikan tembusan kepada Pengurus Nahdlatul Ulama yang setingkat di bawahnya, bila ada masalah yang terkait dengan Nahdlatul Ulama.

g. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan yang dibentuk Nahdlatul Ulama dan perangkatnya di semua tingkatan, harus memberikan tembusan kepada pengurus yang membentuknya.

h. Pada tembusan surat tidak perlu dicantumkan kata arsip/simpanan/pertinggal dan hanya ditutup dengan sebuah garis.

 

Pasal 11

PENYIMPANAN SURAT

1. Setiap surat keluar dan masuk setelah diagenda harus diarsip.
2. Surat keluar dibendel dalam satu file.
3. Surat masuk dibendel sesuai dengan asal surat.
4. Surat Keputusan dibendel tersendiri.

 

Pasal 12

LEMBAR DISPOSISI

a. Setiap surat masuk sebelum diagenda, diberi lampiran lembar disposisi yang dibuat dengan ukuran kertas setengah folio.

b. Lembar disposisi diperlukan:

1. Untuk menuliskan pertimbangan-pertimbangan atau penjelasan-penjelasan terhadap surat yang diterima.
2. Agar tidak mengotori surat asli.

c. Lembar disposisi dibuat dengan ketentuan isi:

1. Kop/Kepala surat diketik menurut tingkatannya.
2. Tanggal terima.
3. Nomor agenda.
4. Pengirim surat.
5. Ruang catatan/disposisi.

 

Pasal 13

KELENGKAPAN ADMINISTRASI

a. Buku Agenda, untuk mencatat keluar masuk surat.

Ketentuan kolom-kolomnya sebagaimana ketentuan umum.

b. Buku Notulen, untuk mencatat jalannya setiap rapat.

Yang memuat kolom-kolom hari tanggal dan waktu rapat, tempat rapat, peserta yang hadir, acara rapat, pendapat dan usulan

peserta rapat dan keputusan rapat.

c. Buku Ekspedisi, untuk mencatat setiap pengiriman surat. Terdapat dua macam ekspedisi:

1. Berbentuk buku, dengan kolom-kolom:

– Tanggal pengiriman surat

– Nomor urut

– Tanggal dan nomor surat

– Isi Pokok Surat

– Tujuan surat

– Tanda tangan penerima.

2. Berbentuk lembar tanda terima, dibuat dengan ukuran setengah folio, dengan kolom:

– Asal surat

– Nomor dan tanggal surat

– Tujuan

– Perihal

– Tanda tangan penerima, tanggal terima.

d. Buku Tamu, untuk mencatat setiap tamu, dengan ketentuan kolom:

– Tanggal kedatangan

– Nomor urut

– Nama tamu

– Jabatan/pekerjaan

– Maksud kunjungan

– Diterima oleh

– Catatan

– Tanda tangan

e. Buku daftar inventaris, untuk mencatat semua barang kekayaan yang dimiliki oleh organisasi, dengan kolom-kolom:

– Nomor urut

– Tanggal pembukuan

– Kode barang

– Keterangan barang

– Kwantitas atau jumlah

– Nama satuan

– Tahun pembuatan

– Asal barang

– Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan/perolehan barang

– Keadaan barang

– Harga

– Keterangan.

f. Buku Kas, untuk mencatat keluar masuk uang organisasi. Dengan kolom-kolom:

– Tanggal penerimaan/pengeluaran uang

– Uraian

– Kode mata anggaran

– Jumlah uang.

g. Buku Kegiatan Harian, untuk mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh pengurus/organisasi, dengan kolom-kolom:

– Waktu dan tempat kegiatan

– Nama kegiatan

– Pelaksana kegiatan

– Keterangan.

h. Buku Induk Anggota, untuk mencatat nama anggota, dengan kolom-kolom:

– Nomor induk anggota

– Nama anggota

– Umur/tanggal lahir

– Alamat

– Pendidikan

– Nikah/belum

– Mulai menjadi anggota

– Jenis keanggotaan

– Keterangan.

 

KETENTUAN TENTANG ATRIBUT ORGANISASI DAN PEMAKAIANNYA

Sesuai dengan Anggaran Dasar Nahdlatul Ulama Bab III Pasal 7, lambang Nahdlatul Ulama berupa gambar bola dunia yang dilingkari tali tersimpul, dikitari oleh 9 (sembilan) bintang, 5 (lima) bintang terletak melingkar di atas garis khatulistiwa, yang terbesar di antaranya terletak di tengah atas, sedang 4 (empat) bintang lainnya terletak melingkar di bawah garis khatulistiwa, dengan tulisan NAHDLATUL ULAMA dalam huruf Arab yang melintang dari sebelah kanan bola dunia ke sebelah kiri, semua terlukis dengan warna putih di atas dasar hijau.

Lambang organisasi Nahdlatul Ulama tersebut merupakan identitas resmi organisasi yang ada dalam atribut-atribut organisasi NU seperti:

1. Bendera
2. Stempel
3. Kop Surat/Amplop
4. Papan Nama
5. Panji-panji
6. Lencana
7. Baju Seragam
8. Lain-lain

a. Bendera

1. Warna bendera hijau cerah, ditengahnya terdapat lambang Nahdlatul Ulama yang terlukis dengan warna putih, tanpa tambahan tulisan apapun.
2. Ukuran bendera adalah 120 x 90 cm atau disesuaikan dengan jenis keperluan. Perbandingan panjang dengan lebar adalah 4 : 3.
3. Penggunaan/pemakaian bendera NU harus dijaga kehormatannya, baik di dalam ruangan maupun di luar ruangan.
4. Pemasangan bendera NU dalam ruang resepsi resmi, ruang rapat/ruang kerja di kantor atau pengibaran di halaman kantor NU harus disertai dengan bendera nasional Sang Saka Merah Putih dengan ukuran yang sama. Letak bendera NU di sebelah kiri dan bendera nasional di sebelah kanan.
5. Pemasangan bendera NU di luar ruangan diutamakan dalam setiap kegiatan organisasi NU, pada upacara nasional, setiap tanggal 16 Rajab (Harlah NU di halaman kantor atau pusat kegiatan milik NU), dalam kegiatan peringatan hari besar Islam atau acara intern NU dan perangkatnya.
6. Lembaga dan Lajnah tidak boleh membuat model bendera tersendiri yang berbeda dengan bendera NU.
7. Badan Otonom sesuai dengan statusnya mempunyai bendera sendiri.

b. Stempel

1. Stempel organisasi Nahdlatul Ulama berbentuk bulat dengan ukuran garis tengah 3,5 cm. Di tengahnya terdapat lambang NU, di luar garis yang melingkari lambang diisi tulisan tingkat kepengurusan NU, Lembaga/Lajnah.
2. Lambang dalam stempel organisasi NU adalah lambang Nahdlatul Ulama, tanpa ada tulisan Nahdlatul Ulama dalam huruf Arab.
3. Lembaga dan Lajnah tidak boleh membuat bentuk/model stempel tersendiri yang berbeda dengan stempel organisasi NU.

c. Kop Surat,Amplop

1. Kertas surat organisasi NU berwarna putih, berukuran folio atau A4.
2. Amplop surat organisasi NU menggunakan jenis amplop panjang berwarna putih.
3. Kertas surat dan amplop surat disertai kop yang memuat lambang organisasi sesuai AD – NU Pasal 7, tingkat kepengurusan NU, alamat jelas yang disertai kode pos dan nomor telepon/fax bila ada.
4. Kop kertas surat/amplop dicetak dengan warna hijau cerah.

d. Papan Nama

1. Papan nama merupakan tanda yang menunjukan keberadaan organisasi Nahdlatul Ulama dalam wilayah tertentu.
2. Papan nama organisasi dapat dibuat dari bahan pelat baja, seng, kayu, atau bahan lainnya yang baik.
3. Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang, dengan panjang dan lebar empat berbanding tiga.
4. Warna dasar papan nama adalah hijau cerah, gambar dan tulisan berwarna putih. Jenis huruf tulisan adalah huruf latin kapital tegak.
5. Ukuran maksimum papan nama:

·         Pengurus Besar      : panjang 200 cm, lebar 150 cm.

·         Pengurus Wilayah : panjang 180 cm, lebar 135 cm.

·         Pengurus Cabang  : panjang 160 cm, lebar 120 cm.

·         Pengurus MWC      : panjang 140 cm, lebar 105 cm.

·         Pengurus Ranting : panjang 120 cm, lebar 90 cm.

6. Papan nama memuat lambang NU sesuai AD-NU Bab III Pasal 7, tingkat kepengurusan NU, alamat kantor dan nomor telepon.
7. Pemasangan papan nama ditempatkan pada alamat kantor NU atau tempat yang berdekatan, yang mudah dilihat. Pemasangan dapat menggunakan tiang yang dipancangkan, ditempelkan atau digantungkan.
8. Pamasangan papan nama hendaknya mengindahkan ketentuan yang berlaku di daerah yang bersangkutan dan diberitahukan kepada instansi terkait.

e. Papan Data

1. Setiap tingkatan organisasi perlu membuat papan data yang dipasang di kantor sekretariatnya.
2. Ukuran papan data disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Papan data terdiri dari :

– Data pengurus berikut strukturnya

– Data potensi

– Kalender kegiatan organisasi

– Peta organisasi.

f. Panji-panji

1. Panji-panji  organisasi seyogyanya dimiliki oleh kepengurusan NU tingkat Ranting, Majlis Wakil Cabang, Cabang, Wilayah dan Pengurus Besar sebagai atribut kehormatan organisasi.
2. Panji-panji dipasang di kantor organisasi dengan cara digantung pada tiang atau tembok dengan tali warna kuning.
3. Panji-panji berbentuk perisai yang dipinggirnya dilingkari rumbai-rumbai warna kuning. Ukuran panji-panji adalah 90 cm (tegak) X 60 cm (datar).
4. Panji-panji dibuat dari bahan dasar beludru/velvet warna hijau cerah. Lambang NU dan tulisan kepengurusan disulam dengan benang warna kuning keemasan.

g. Lencana

1. Lencana NU adalah kelengkapan atribut organisasi untuk disematkan pada ujung kerah leher baju/jas sebelah kiri, di atas kantong baju sebelah kiri, pada dasi atau peci.
2. Lencana NU berbentuk bulat, dengan diameter garis tengah 3 cm, di bagian pinggir bulatan ada garis kecil melingkar berwarna kuning keemasan.
3. Lencana dibuat dari bahan kuningan, stainles, atau jenis logam lain, vibreglass, coating, atau bahan lain yang baik, dengan warna dasar hijau cerah.
4. Di atas dasar hijau terdapat lambang NU yang dilukis dengan warna kuning keemasan.

h. Baju Seragam

1. Yang dimaksud dengan baju seragam dalam ketentuan ini adalah baju seragam batik yang menggunakan ornamen/hiasan lambang Nahdlatul Ulama.
2. Baju seragam batik berlambang NU dibuat dari bahan dasar fiori, tetoron, katun, atau bahan lain yang baik.
3. Lambang NU yang dicetak/dilukis dalam bahan dasar tersebut harus tampak nyata tercetak/tertulis sesuai dengan ketentuan AD-NU Bab III Pasal 7.

i. Lain-lain

1. Lambang Nahdlatul Ulama juga bisa digunakan (dicetak/dilukis) pada benda-benda peraga atau atribut lain seperti; kaos, peci, stiker, vandel, cenderamata, buku, kalender, dll.
2. Penggunaan lambang NU untuk keperluan pembuatan atribut intern organisasi harus diketahui oleh tingkat kepengurusan organisasi yang bersangkutan dan diawasi kualitas kelayakan serta akurasinya.
3. Penggunaan lambang NU untuk keperluan komersial oleh perseorangan harus dengan idzin tertulis dari Pengurus Besar NU.